Czas pandemii i lockdownu już od kilku miesięcy pokazuje, jak wiele wyzwań czeka nas w zakresie pracy zdalnej i przenoszenia biznesu do świata online. Dzięki możliwościom, jakie niesie cyfryzacja gospodarki, możliwa jest m.in. digitalizacja dokumentacji firmowej oraz przeglądanie, nanoszenia zmian i zatwierdzanie różnego rodzaju pism wygodnie - ze swojego domu. Przechodząc na cyfrowy model prowadzenia firmy, warto zacząć korzystać z tzw. podpisu elektronicznego i szerokiego spectrum możliwości, jakie daje. Elektroniczny obieg dokumentacji w firmie nie byłby jednak możliwy bez zdalnego potwierdzenia tożsamości.
Potwierdzenie tożsamości w dobie pandemii
Niezależnie od tego czy jest pandemia, czy nie, umowy między dwiema stronami standardowo zawierają konkretne osoby - reprezentanci firmy bądź osoby fizyczne w swoim imieniu. Aby jednak taka umowa zawarta w sposób zdalny była bezpieczna, konieczna jest weryfikacja tożsamości osób, które podpisują dokument.
Zanim przejdziemy do tego, jak w praktyce wygląda proces zdalnego potwierdzenia tożsamości, pora na krótkie wyjaśnienie różnic między pojęciem „identyfikacja” a „weryfikacja”. Mianowicie, o identyfikacji mówimy wówczas, gdy osoba, która podpisuje dokument podaje swoje dane, które są niezbędne do zweryfikowania jej tożsamości. Weryfikacja natomiast to nic innego, jak potwierdzenie, że osoba podpisująca dokument, jest dokładnie tą, której dane zostały wykorzystane w procesie identyfikacji.
Jakie dane mogą być potrzebne do procesu identyfikacji? Poniżej kilka przykładów:
- imię,
- nazwisko,
- adres e-mail,
- numer PESEL,
- numer telefonu,
- wygląd,
- IP urządzenia, z którego korzysta adresat dokumentu.
Połączenie kilku tych informacji pozwala zyskać większą pewność co do tego, kto rzeczywiście podpisuje dokument.
Potwierdzenie tożsamości - osobiście
W normalnych warunkach, bez pandemii i konieczności prowadzenia biznesu zdalnie, umowy często podpisuje się w sposób tradycyjny, czyli „na papierze”. W takiej sytuacji, aby potwierdzić tożsamość drugiej osoby wystarczy np. porównać jej dane z dokumentu tożsamości z danymi wskazanymi w umowie. Innym sposobem jest porównanie jej wyglądu ze zdjęciem np. w dowodzie osobistym, prawie jazdy lub paszporcie. Potwierdzić tożsamość można również poprzez porównanie złożonego podpisu z tym, który widnieje jako wzór w dokumencie tożsamości.
Zdalne potwierdzenie tożsamości - dostępne sposoby
Za pośrednictwem np. platformy Autenti (więcej informacji znajdziesz na: https://autenti.com/platforma-autenti/) istnieje możliwość zdalnego potwierdzenia tożsamości. Przydaje się to zwłaszcza w obecnej sytuacji, gdy wielu przedsiębiorców nie może osobiście spotkać się ze swoimi klientami czy partnerami biznesowymi. Przykładową metodą jest np. jednorazowy kod SMS lub adres e-mail – w obu przypadkach źródłem identyfikacji musi być wysyłający dokument (tylko wtedy SMS i e-mail służą do potwierdzenia tożsamości).
- Jednorazowy kod SMS
Często stosowanym sposobem na potwierdzenie tożsamości drugiej osoby, jest kod SMS. Polega na tym, że na wskazany numer telefonu wysyłany jest jednorazowy kod SMS (na numer podany przez nadawcę dokumentu), co działa na zasadzie podobnej, jak w przypadku bankowości elektronicznej. Co istotne, po podpisaniu dokumentu, w podpisie widnieje numer telefonu, który został użyty.
- Adres e-mail
Innym sposobem na zdalne potwierdzenie tożsamości, jest wykorzystanie adresu e-mail podanego przez nadawcę dokumentu. Aby odbiorca mógł potwierdzić, że jest osobą, którą nadawca miał faktycznie na myśli, musi otworzyć unikalny link wysłany na wskazany adres e-mail. Po kliknięciu w link, następuje przejście do panelu podpisu, gdzie można potwierdzić dane i podpisać otrzymany dokument. Dla jeszcze większego bezpieczeństwa, adres e-mail jest dodatkowo łączony m.in. z imieniem i nazwiskiem osoby, która ma podpisać dokument, a także adresem IP urządzenia użytego do złożenia podpisu.
- Wideoweryfikacja
Wideoweryfikacja to jeden z najskuteczniejszych sposobów zdalnego potwierdzania tożsamości. W tym przypadku następuje to poprzez połączenie wideo. Metoda podobnie jak przy kontakcie osobistym, opiera się na porównaniu danych oraz zdjęcia z dokumentu tożsamości z wizerunkiem osoby, która uczestniczy w połączeniu wideo. Wideoweryfikacja to w pełni zautomatyzowany, zdalny sposób potwierdzania tożsamości adresatów dokumentów.
- Profil zaufany
Potwierdzić tożsamość można również przez profil zaufany, a więc taki zestaw danych dotyczących konkretnej osoby, które zostały zweryfikowane już na etapie zakładania profilu. W tym przypadku potwierdzenie tożsamości może odbyć się na przykład na podstawie danych z kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub z systemu bankowości elektronicznej.
Uwaga: ważność profilu zaufanego to 3 lata (z opcją przedłużania) i mogą go założyć jedynie osoby, które posiadają numer PESEL. Ten sposób potwierdzania tożsamości wykorzystywany jest głównie do załatwiania różnego rodzaju spraw urzędowych przez internet.
Artykuł sponsorowany
Zostaw komentarz